Loi 25

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

Salonia est une plateforme de réservation en ligne pour les esthéticiennes. Cette politique explique, en mots simples, quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui ils sont partagés, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits. Elle suit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modifiée par la Loi 25.

En bref

Nous recueillons seulement ce qu'il faut pour gérer les rendez-vous.
Nous ne vendons jamais vos renseignements. Pas de publicité, pas de profilage.
Aucun témoin (cookie) de suivi ni outil de mesure d'audience.
Notre base de données est hébergée au Canada.
Vous pouvez consulter, corriger ou faire supprimer vos renseignements : écrivez à bonjour@salonia.ca.

1. Qui est responsable
2. Renseignements recueillis
3. Pourquoi nous les utilisons
4. Consentement
5. Fournisseurs et hors Québec
6. Durée de conservation
7. Sécurité et incidents
8. Témoins (cookies)
9. Vos droits
10. Plaintes
11. Personnes de moins de 14 ans
12. Modifications

1. Qui est responsable

Les esthéticiennes qui créent un compte : Salonia est responsable de leurs renseignements.

Les clientes qui réservent sur la page d'un salon : leurs renseignements sont recueillis pour le compte de ce salon. L'esthéticienne est responsable de son fichier clientes ; Salonia agit comme son fournisseur de services et n'utilise ces renseignements que pour elle, selon cette politique. Vous pouvez vous adresser au salon ou directement à nous.

Responsable de la protection des renseignements personnels Salonia
bonjour@salonia.ca

2. Renseignements recueillis

Esthéticiennes

Prénom, nom du salon, adresse courriel et mot de passe (gardé sous forme chiffrée irréversible : personne ne peut le lire, pas même nous).
Ce que vous choisissez d'ajouter à votre page : adresse et téléphone du salon, ville, quartier, compte Instagram, logo, photos, soins, prix, horaire et congés.

Clientes

Prénom, nom (facultatif) et numéro de cellulaire.
Rendez-vous : soin, date, heure, prix, langue choisie et choix de recevoir ou non un rappel par texto.
Historique des visites dans ce salon.
Notes privées que l'esthéticienne peut écrire dans votre dossier (par exemple une allergie ou une préférence). Elles peuvent contenir des renseignements sensibles : elles ne sont visibles que par l'esthéticienne et Salonia ne les utilise jamais.

Renseignements techniques

Votre adresse IP, gardée en mémoire environ une minute pour bloquer les tentatives abusives (par exemple trop d'essais de mot de passe).
Les journaux techniques de notre hébergeur (adresse IP, page demandée, heure), conservés pour une courte durée pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.

3. Pourquoi nous les utilisons

Créer et gérer le compte de l'esthéticienne et afficher sa page de réservation.
Prendre, confirmer, rappeler et annuler les rendez-vous, notamment par texto.
Envoyer les courriels liés au compte (confirmation de l'adresse, mot de passe oublié).
Avertir l'esthéticienne par courriel de chaque réservation ou annulation faite par une cliente (elle peut désactiver ces avis).
Assurer la sécurité du service et prévenir la fraude et les abus.
Répondre à vos questions et à vos demandes.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement. Nous ne les vendons pas, ne les louons pas et ne nous en servons pas pour de la publicité ou du profilage.

4. Consentement

En créant un compte ou en réservant un rendez-vous, vous consentez à l'utilisation de vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps : par exemple, décocher le rappel par texto au moment de réserver, annuler un rendez-vous avec le lien reçu par texto, ou nous demander de supprimer vos renseignements. Certaines fonctions (comme la réservation) ne peuvent pas fonctionner sans les renseignements de base.

5. Fournisseurs et communication à l'extérieur du Québec

Pour faire fonctionner Salonia, nous faisons appel aux fournisseurs suivants. Ils ne reçoivent que ce qui est nécessaire à leur tâche, et leurs conditions de service les engagent à protéger ces renseignements.

CanadaSupabase

Base de données. Contient l'ensemble des renseignements décrits à la section 2.

États-UnisVercel

Hébergement du site. Les renseignements y transitent lorsque vous utilisez le site ; journaux techniques (adresse IP).

États-UnisTwilio

Envoi des textos. Reçoit le numéro de cellulaire et le contenu du texto (nom du salon, soin, date, heure, lien d'annulation).

États-UnisResend

Envoi des courriels. Reçoit l'adresse courriel de l'esthéticienne et le contenu du courriel (par exemple, l'avis d'une réservation : prénom, nom et cellulaire de la cliente, soin, date et heure).

États-UnisGoogle Fonts

Polices de caractères du site. Reçoit l'adresse IP de votre navigateur lors du chargement des pages.

Calendrier du cellulaire (facultatif). Si l'esthéticienne choisit de synchroniser son agenda avec le calendrier de son cellulaire, ses rendez-vous (soin, date, heure, prénom, nom et cellulaire de la cliente) sont lus par le service de calendrier qu'elle utilise (par exemple Apple ou Google), au moyen d'un lien privé qu'elle peut remplacer en tout temps. Ce partage se fait à sa demande et sous sa responsabilité.

Certains de ces fournisseurs se trouvent à l'extérieur du Québec. Avant de leur communiquer des renseignements, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée, notamment la sensibilité des renseignements, la raison de leur utilisation, les mesures de protection prévues au contrat et le régime juridique applicable. Nous ne communiquons jamais vos renseignements à d'autres tiers, sauf si la loi l'exige.

6. Durée de conservation

Compte de l'esthéticienne : tant que le compte est actif. Après une demande de fermeture, le compte et tout son contenu (page, photos, fichier clientes, rendez-vous) sont supprimés dans un délai de 30 jours.
Dossier d'une cliente : tant que le compte du salon est actif, ou jusqu'à ce que vous en demandiez la suppression.
Liens envoyés par courriel : 1 heure (mot de passe oublié) ou 7 jours (confirmation de l'adresse), puis effacés.
Connexion de l'esthéticienne : 30 jours, ou jusqu'à la déconnexion.
Adresse IP pour bloquer les abus : environ une minute, en mémoire seulement.

Lorsqu'un renseignement n'est plus nécessaire, nous le détruisons ou le rendons anonyme.

7. Sécurité et incidents de confidentialité

Connexion chiffrée (HTTPS) sur tout le site.
Mots de passe gardés sous forme chiffrée irréversible ; liens de connexion à usage unique et à durée limitée.
Base de données au Canada, accessible seulement par le serveur de Salonia.
Chaque esthéticienne ne voit que ses propres clientes ; les notes privées ne sont jamais affichées aux clientes.
Accès aux renseignements limité aux personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service.

Si un incident de confidentialité survient (par exemple un accès non autorisé), nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents.

8. Témoins (cookies)

Un seul témoin essentiel, « sid », qui garde l'esthéticienne connectée à son espace (30 jours). Les clientes qui réservent n'en reçoivent aucun.
Votre navigateur retient la langue choisie (français ou anglais) dans son stockage local. Ce choix ne nous est pas envoyé.

Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire, aucun outil de mesure d'audience et aucune technologie de localisation ou de profilage.

9. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou périmé ;
retirer votre consentement ou demander la suppression de vos renseignements ;
recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité).

Écrivez à bonjour@salonia.ca. Nous vérifierons votre identité (par exemple en vous écrivant au numéro ou à l'adresse liés à votre dossier), puis nous répondrons dans un délai de 30 jours, sans frais. Les esthéticiennes peuvent aussi modifier elles-mêmes la plupart de leurs renseignements dans leur espace.

10. Plaintes

Pour toute question ou plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à bonjour@salonia.ca. Nous accusons réception de votre plainte, l'examinons et vous répondons par écrit dans un délai de 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfaite de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

11. Personnes de moins de 14 ans

Une personne de moins de 14 ans ne peut pas réserver un rendez-vous sans le consentement d'un parent ou tuteur. Les comptes d'esthéticienne sont réservés aux adultes.

12. Modifications

Nous publierons toute nouvelle version de cette politique sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous avertirons les esthéticiennes par courriel avant son entrée en vigueur.

Québec Law 25

Privacy policy

Last updated: October 14, 2026

Salonia is an online booking platform for estheticians. This policy explains, in plain words, what personal information we collect, why, who it is shared with, how long we keep it and how to exercise your rights. It follows Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector, as amended by Law 25. In case of discrepancy, the French version prevails.

In short

We only collect what is needed to manage appointments.
We never sell your information. No advertising, no profiling.
No tracking cookies and no audience measurement tools.
Our database is hosted in Canada.
You can access, correct or delete your information: write to bonjour@salonia.ca.

1. Who is responsible
2. Information we collect
3. Why we use it
4. Consent
5. Service providers and outside Québec
6. How long we keep it
7. Security and incidents
8. Cookies
9. Your rights
10. Complaints
11. People under 14
12. Changes

1. Who is responsible

Estheticians who create an account: Salonia is responsible for their information.

Clients who book on a salon's page: their information is collected on behalf of that salon. The esthetician is responsible for her client list; Salonia acts as her service provider and only uses this information for her, as described in this policy. You can contact the salon or us directly.

Person in charge of the protection of personal information Salonia
bonjour@salonia.ca

2. Information we collect

Estheticians

First name, salon name, email address and password (stored with irreversible encryption: nobody can read it, not even us).
What you choose to add to your page: salon address and phone number, city, neighbourhood, Instagram account, logo, photos, treatments, prices, hours and time off.

Clients

First name, last name (optional) and cell number.
Appointments: treatment, date, time, price, chosen language and whether you want a text reminder.
History of visits to that salon.
Private notes the esthetician may write in your file (for example an allergy or a preference). They may contain sensitive information: only the esthetician can see them, and Salonia never uses them.

Technical information

Your IP address, kept in memory for about one minute to block abusive attempts (for example too many password tries).
Our host's technical logs (IP address, page requested, time), kept for a short period to run and secure the site.

3. Why we use it

Create and manage the esthetician's account and display her booking page.
Book, confirm, remind and cancel appointments, including by text message.
Send account emails (address confirmation, forgotten password).
Notify the esthetician by email of each booking or cancellation made by a client (she can turn these notices off).
Keep the service secure and prevent fraud and abuse.
Answer your questions and requests.

We do not use your information for any other purpose without your consent. We do not sell or rent it, and we do not use it for advertising or profiling.

4. Consent

By creating an account or booking an appointment, you consent to the use of your information for the purposes above. You can withdraw your consent at any time: for example, untick the text reminder when booking, cancel an appointment with the link received by text, or ask us to delete your information. Some features (such as booking) cannot work without the basic information.

5. Service providers and communication outside Québec

To run Salonia, we use the following providers. They only receive what they need for their task, and their terms of service commit them to protecting this information.

CanadaSupabase

Database. Holds all the information described in section 2.

United StatesVercel

Website hosting. Information passes through it when you use the site; technical logs (IP address).

United StatesTwilio

Text messages. Receives the cell number and the content of the text (salon name, treatment, date, time, cancellation link).

United StatesResend

Emails. Receives the esthetician's email address and the content of the email (for example, a booking notice: the client's first name, last name and cell number, treatment, date and time).

United StatesGoogle Fonts

Website fonts. Receives your browser's IP address when pages load.

Phone calendar (optional). If the esthetician chooses to sync her calendar with her phone's calendar, her appointments (treatment, date, time, client's first name, last name and cell number) are read by the calendar service she uses (for example Apple or Google), through a private link she can replace at any time. This sharing happens at her request and under her responsibility.

Some of these providers are outside Québec. Before sharing information with them, we assessed the privacy-related factors, including the sensitivity of the information, the purpose of its use, the protection measures in the contract and the applicable legal framework. We never share your information with any other third party, unless required by law.

6. How long we keep it

Esthetician account: as long as the account is active. After a request to close it, the account and all its content (page, photos, client list, appointments) are deleted within 30 days.
Client file: as long as the salon's account is active, or until you ask for it to be deleted.
Links sent by email: 1 hour (forgotten password) or 7 days (address confirmation), then erased.
Esthetician sign-in: 30 days, or until signing out.
IP address used to block abuse: about one minute, in memory only.

When information is no longer needed, we destroy it or make it anonymous.

7. Security and confidentiality incidents

Encrypted connection (HTTPS) across the whole site.
Passwords stored with irreversible encryption; one-time, time-limited sign-in links.
Database in Canada, only reachable by Salonia's server.
Each esthetician only sees her own clients; private notes are never shown to clients.
Access to information limited to the people who need it to run the service.

If a confidentiality incident occurs (for example unauthorized access), we act quickly to reduce the risk. If the incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information and the people affected. We keep a register of all incidents.

8. Cookies

A single essential cookie, “sid”, which keeps the esthetician signed in to her space (30 days). Clients who book don't receive any.
Your browser remembers your chosen language (French or English) in its local storage. This choice is not sent to us.

We use no advertising cookies, no audience measurement tools and no location or profiling technology.

9. Your rights

At any time, you can:

find out what information we hold about you and get a copy;
have inaccurate, incomplete or outdated information corrected;
withdraw your consent or ask for your information to be deleted;
receive your information in a structured, commonly used technological format (portability).

Write to bonjour@salonia.ca. We will verify your identity (for example by writing to the number or address linked to your file), then reply within 30 days, free of charge. Estheticians can also change most of their information themselves in their space.

10. Complaints

For any question or complaint about how we handle your information, write to the person in charge of the protection of personal information at bonjour@salonia.ca. We acknowledge your complaint, review it and reply in writing within 30 days.

If you are not satisfied with our answer, you can contact the Commission d'accès à l'information du Québec.

11. People under 14

A person under 14 cannot book an appointment without the consent of a parent or guardian. Esthetician accounts are for adults only.

12. Changes

We will post any new version of this policy on this page, with its update date. If there is a significant change, we will notify estheticians by email before it takes effect.